Pierwszy raz na targach jako wystawca — na co zwrócić uwagę?

Pierwszy raz na targach w roli wystawcy może być trudny. Należy przecież zadbać o wiele rzeczy, w tym o odpowiednie stoisko wystawiennicze i jego wyposażenie, materiały promocyjne, prezentację oferty oraz szkolenie zespołu. Przede wszystkim jednak trzeba się wybić na tle dużej i często bardzo doświadczonej konkurencji. Oto kilka porad, dzięki którym Twój pierwszy raz na targach będzie udany.

Dlaczego warto brać udział w targach?

W 2018 roku Harvard Business Review opublikował raport na temat event marketingu. 52% z ponad 700 ankietowanych członków kadr zarządzających stwierdziło, że działania marketingowe na różnych wydarzeniach (konferencjach, targach, wykładach itp.) przynoszą więcej korzyści niż inne formy promocji. Ponadto 40% respondentów twierdziło, że w kolejnych latach zwiększą swoje nakłady finansowe na działania eventowe. To dane, które jasno wskazują, że korzyści płynące z udziału w wydarzeniach biznesowych (w tym targach) są wyraźne i nie do przecenienia.

Udział w targach pozwala skutecznie promować firmę, budować jej wizerunek i podnosić tzw. świadomość marki. To okazja, żeby się pokazać, dotrzeć do zaangażowanych w branżę, aktywnych odbiorców — prywatnych (czyli klientów) i biznesowych (np. dystrybutorów czy dostawców).

Jednak networking to nie wszystko. Obecność na targach i bezpośredni kontakt z osobami związanymi z branżą to również możliwość lepszego poznania danego sektora rynku. Widzimy, co robi konkurencja, z jakich korzysta materiałów czy technologii, jak się rozwija i co planuje na przyszłość. Możemy się też dowiedzieć, co o konkurencji i o naszej firmie myślą konsumenci, czy rozpoznają markę, jak oceniają produkty itp.

Wszystko to pozwala lepiej planować strategię firmy i jej rozwój. Związana z udziałem w targach, rosnąca świadomość marki przekłada się też bezpośrednio na zwiększenie grona klientów i zyski. Jeśli więc jeszcze nie brałeś udziału w targach branżowych, najwyższa pora zacząć.

Pierwszy raz na targach — pamiętaj o celach

Pierwszy raz na targach jako wystawca nie jest łatwy. Zadbać trzeba bowiem o bardzo wiele elementów. Budowa stoiska wystawienniczego, przygotowanie materiałów promocyjnych i zespołu to ważne elementy, ale zacząć trzeba od czegoś innego.

Najważniejsze jest bowiem jasne sprecyzowanie celów uczestnictwa w targach. Pod uwagę musimy tu brać nie tylko strategię firmy i jej doraźne oraz długofalowe potrzeby i ambicje, ale również specyfikę samych targów. Są to bowiem imprezy o różnym charakterze.

Przede wszystkim możemy wyróżnić targi B2B (business-to-business) i B2C (business-to-client). W pierwszych zarówno w roli wystawców, jak i gości biorą udział profesjonaliści — przedstawiciele firm z branży. W drugich gośćmi są klienci końcowi. Różny profil uczestników to oczywiście odmienne cele dla wystawców, a zatem inne materiały, budowa stoiska czy potrzebne kompetencje zespołu.

Dokładne cele uczestnictwa w targach mogą być bardzo różne. Wiążą się m.in. z aspektami wizerunkowymi, budowaniem świadomości marki, wprowadzaniem i promocją nowych produktów lub usług, ale też pozyskiwaniem kontraktów czy nawiązywaniem relacji biznesowych.

Jasne określenie celu to podstawa i warto te cele definiować wąsko, szczególnie jeśli jest to Twój pierwszy raz na targach. Nie da się bowiem (i nie warto próbować) robić wszystkiego na raz.

Zanim pierwszy raz udasz się na targi, dokładnie więc zastanów się, do jakiej grupy docelowej kierujesz swój przekaz i co chcesz osiągnąć. Inne kwestie będą bowiem interesowały dostawców materiałów i usług niezbędnych dla Twojej działalności, a inne odbiorców Twojego produktu. Inaczej należy przygotować katalogi, ulotki i inne materiały promocyjne dla klienta hurtowego, inaczej dla detalicznego itd

Wyznaczenie jasnych celów pozwala więc lepiej zaprojektować różne aspekty obecności na targach. Przede wszystkim umożliwia dostosowanie formy i treści przekazu do grupy docelowej, a to bezpośrednio wpływa na skuteczność działań.

Jak przygotować stoisko wystawiennicze na swój pierwszy raz na targach?

Planując pierwszy raz na targach jako wystawca, szczególną uwagę powinniśmy poświęcić stoisku wystawienniczemu. Będzie to przecież nasza wizytówka. Swoista ambasada firmy na terenie wydarzenia.

Estetyczny wygląd stoiska wystawienniczego to oczywistość. Nie można sobie pozwolić na bylejakość, kiepskie materiały czy wykonanie. Forma i wygląd stoiska świadczą bowiem o firmie, budują wizerunek i świadomość marki.

Trzeba też pamiętać, że targi to miejsce, w którym gromadzi się konkurencja z branży. Inni oferują więc podobne usługi i produkty i kierują swój przekaz do tych samych grup docelowych. Ważne jest zatem, aby się wybić i wyróżnić. Wygląd stoiska ma zachęcać do podejścia i wejścia w interakcję z obsługą, a szerzej — z marką.

I tu wiele osób wybierających się pierwszy raz na targi popełnia poważny błąd. W obawie przed projektowaniem własnej przestrzeni decydują się na standardowe stoisko wystawiennicze. Taką podstawową zabudowę często oferują organizatorzy wydarzenia. Są to stoiska schematyczne, szablonowe i podobne do siebie.

Pamiętaj, że układ Twojego stoiska zależy od postawionych celów. Do networkingu potrzebujesz miejsca na rozmowy, do wprowadzenia produktu na rynek przestrzeni ekspozycyjnej, a do sprzedaży odpowiedniej lady. Dlatego zabudowy standardowe rzadko się sprawdzają, bo to Ty musisz dopasować się do zastanej przestrzeni.

Zindywidualizowane stoisko wystawiennicze

Znacznie lepszym pomysłem jest stworzenie własnego stoiska wystawienniczego. Najlepiej sprawdzą się systemy modułowe, które dają dużo swobody w projektowaniu układu przestrzennego i wyglądu zabudowy. Takiego stoiska nie trzeba od razu wykupywać na własność. Można je też wynająć, co kusi wielu wystawców, szczególnie tych, którzy wybierają się pierwszy raz na targi i nie chcą od razu inwestować we własną zabudowę.

Modułowe stoiska wystawiennicze na własność to jednak liczne zalety, które warto brać pod uwagę. Przede wszystkim są to systemy wielorazowe, więc jeśli nasz pierwszy raz na targach to tylko wstęp do szerszych działań event marketingowych, warto rozważyć zakup takiej zabudowy.

Modułowe stoiska wystawiennicze to również łatwe magazynowanie, transport i montaż. Nasz system Modularico składa się z lekkich, ale mocnych ram aluminiowych, na które napina się tekstylne tkaniny z grafikami. Całość można złożyć i rozłożyć bez użycia narzędzi i profesjonalnej ekipy — własnym sumptem. Spakowane stoisko zajmuje niewiele miejsca, łatwo je więc przewozić i przechowywać.

Wielorazowe stoiska wystawiennicze można wykorzystywać na różnych eventach. Modułowość oznacza też, że układ i wygląd stoiska możemy zawsze dopasować do aktualnych potrzeb czy dostępnej na targach przestrzeni. To ogromna przewaga nad tradycyjną zabudową, która przeważnie jest jednorazowa i po wydarzeniu trafia do kosza, a na kolejne targi trzeba ją projektować i tworzyć od podstaw.

Zmiana ekspozycji też jest bardzo prosta. Wystarczy zamówić nowe tkaniny z grafiką lub dodatkowe elementy systemu.

Modułowe systemy targowe to także wyjątkowa, wyróżniająca się estetyka dopasowana do indywidualnych potrzeb i zasad identyfikacji wizualnej marki. Każdy moduł można tu zaprojektować indywidualnie, dostosowując jego gabaryty, wygląd i funkcjonalność.

Możemy zastosować elementy podświetlane, multimedialne czy trójwymiarowe, które zwrócą uwagę i pozwolą wyróżnić się na tle innych stoisk. To szczególnie ważne dla nowicjuszy, którzy pojawiają się pierwszy raz na targach i nie mają wyrobionej marki. Pierwsze wrażenie jest przecież najważniejsze.

Materiały promocyjne i przygotowanie zespołu — aby pierwszy raz na targach nie był ostatnim

Wybierając się pierwszy raz na targi, zadbać trzeba nie tylko o odpowiednie stoisko wystawiennicze, ale również o jego wyposażenie, w tym materiały promocyjne. Katalogi, ulotki i inne materiały dla uczestników wydarzenia należy zaprojektować z uwzględnieniem celów i potrzeb grupy docelowej.

Zadbać należy zarówno o ich stronę estetyczną, jak i merytoryczną. Przekaz musi być spójny i interesujący dla odbiorców. Trzeba przy tym uwzględnić, że co innego będzie ważne np. dla klienta detalicznego, a co innego dla pośrednika czy dystrybutora.

Dotyczy to zresztą nie tylko materiałów, które uczestnicy targów zabiorą ze sobą, ale także ekspozycji stacjonarnych — plakatów, roll-upów, banerów itp.

Odpowiednio przygotowany powinien być też zespół na stoisku. Jego skład i kompetencje poszczególnych członków zależą od tego, jakie działania chcemy podejmować. Trzeba pomyśleć, czy będzie to nawiązywanie kontaktów, zawieranie umów i podpisywanie kontraktów, a może promocja i sprzedaż konkretnych produktów.

Zadbać należy o przygotowanie merytoryczne, obecność osób decyzyjnych, ale również o wygląd osób reprezentujących firmę. Np. estetyczne stroje z firmowym logo nie tylko pozwalają łatwiej namierzyć naszych pracowników w tłumie. Służą też budowaniu wizerunku i świadomości marki.

Jeśli więc wybierasz się pierwszy raz na targi jako wystawca, powinieneś pamiętać przede wszystkim o tym, że Twoje działania muszą mieć konkretne cele. Kolejne elementy, takie jak stoisko wystawiennicze, materiały promocyjne czy zespół muszą być przygotowane zgodnie z tymi celami. Postaw na indywidualny, wyróżniający się charakter zabudowy, merytoryczne i estetyczne materiały oraz dobrze przygotowany zespół. Kluczem do sukcesu są planowe działania oparte o jasną strategię. Dzięki nim pierwszy raz na targach z pewnością okaże się owocny i korzystny dla Twojego biznesu.