Pierwszy raz na targach — jak się przygotować?

Pierwszy raz na targach w roli wystawcy może być trudny i stresujący. Zadbać trzeba bowiem o wiele spraw — m.in. stoisko, materiały dla klientów czy przygotowanie zespołu. Dobra organizacja jest tu kluczowa i to od niej w największej mierze zależy, czy wystawca osiągnie sukces. Warto zatem wiedzieć, jak przygotować się do pierwszych targów.

Pierwszy raz na targi — od czego zacząć?

Podstawowym krokiem jest oczywiście wybór odpowiedniego wydarzenia i zamówienie miejsca. Organizatorzy targów udostępniają różne stanowiska pod stoiska targowe. Odmienna jest ich lokalizacja, gabaryty czy układ przestrzenny.

Na podstawie konkretnych parametrów wybranego miejsca opracujemy dla Ciebie koncepcję przestrzenną stanowiska w postaci renderów 3D. Projekty opieramy na systemie modułowych stoisk targowych Modularico.

Co istotne, do wyboru jest kilka różnych wersji Modularico o odmiennych właściwościach.
System M100LED to bardzo efektowne stoiska z grafikami na tkaninach napinanych i LED-owym podświetleniem elementów od wewnątrz. Jest to też najbardziej rozbudowany z naszych systemów — daje największe możliwości konfiguracji i wyboru akcesoriów.

System M50 jest nieco mniej rozbudowany (choć wciąż dający duże możliwości), ale za to bardzo ekonomiczny. Ten system również opiera się na grafikach drukowanych na tkaninach napinanych na ramy aluminiowe. Jest lekki, prosty w montażu i tani, a jednocześnie bardzo funkcjonalny i atrakcyjny wizualnie.

Wybrać można także system Q50 z grafikami drukowanymi na panelach PVC montowanych do ścian przy pomocy magnesów. Stoiska budowane w tym systemie mogą mieć nawet 5 metrów wysokości!

Wygląd stoiska — przygotowanie grafik

Kiedy już zaakceptujesz nasz projekt przestrzenny, przychodzi czas na opracowanie grafik. Możesz to zrobić na własną rękę i przesłać nam gotowe grafiki do druku lub zlecić ich opracowanie nam.

Jadąc pierwszy raz na targi, powinieneś mieć świadomość, że wygląd Twojego stoiska to jeden z najważniejszych elementów. To właśnie od niego zależy pierwsze wrażenie, a to, jak wiadomo, ma ogromne znaczenie dla budowania wizerunku marki.

Grafiki, którymi ozdobione jest Twoje stanowisko, to pierwsze, co widzą goście targowi. Bardzo często to właśnie one decydują o tym, czy ktoś podejdzie bliżej i zechce zapoznać się z innymi materiałami, produktami lub ofertą.

Warto więc zadbać o to, by projekty graficzne były zgodne z zasadami identyfikacji wizualnej Twojej marki, a same wydruki były wykonane dokładnie i estetycznie. Zlecając to nam, masz gwarancję, że wszystko będzie dopięte na ostatni guzik. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu doskonale bowiem wiemy, jak dopasować technologię druku, kolory czy nośniki do konkretnego projektu stoiska, oświetlenia i innych warunków. Dlatego nasze projekty zawsze wyglądają doskonale.

Oczywiście niczego nie robimy bez Twojej zgody. Wszystkie propozycje i projekty konsultujemy, a do wykonania stoiska przechodzimy po ich pełnej akceptacji.

Warto zaznaczyć, że realizacja zamówienia może trwać nawet 3 tygodnie. Przygotowania do pierwszych targów trzeba więc zacząć z odpowiednim wyprzedzeniem. Atutem stoisk modułowych Modularico jest jednak to, że raz wykonane, posłużą Ci na wielu eventach. Jest to bowiem system wielokrotnego użytku. Przygotowanie do kolejnych targów będzie więc znacznie sprawniejsze, szybsze i tańsze.

Pierwszy raz na targach — nie tylko stoisko

Zamówione stanowisko dostaniesz od nas w ciągu 3 tygodni. Możesz je odebrać osobiście, ale możemy też wysłać je kurierem. Nasze stoiska są bowiem pakowane w solidne skrzynie, które gwarantują bezpieczny i wygodny transport oraz magazynowanie.

Czas oczekiwania na realizację zamówienia powinieneś poświęcić na dalsze przygotowania do targów. Zadbać musisz m.in. o wszelkie marketingowe materiały dla klientów — ulotki, katalogi, wizytówki, jak i produkty do sprzedaży czy prezentacji.

Kolejna istotna kwestia to obsługa stanowiska targowego. Musisz zadbać m.in. o merytoryczne przygotowanie — doskonałą znajomość oferty i Twojej firmy, jak i kompetencje społeczne członków zespołu. Pamiętaj również, o sprawach technicznych i organizacyjnych — noclegu i wyżywieniu, ustaleniu grafiku pracy i jasnym określeniu zadań dla każdej osoby.

Nie zapominaj o tym, by zaplanować i zorganizować sprawy związane z troską o odwiedzających. To, w jakie konkretnie elementy warto się zaopatrzyć, zależy od specyfiki targów, Twojej firmy i samego stoiska. Niemniej warto wymienić takie przykłady jak ekspres do kawy, dystrybutor wody, papierowe ręczniki czy firmowe cukierki. To również czas, by pomyśleć o gadżetach i drobnych upominkach dla odwiedzających.

Nie zapomnij też o zatrudnieniu hostess (jeśli ich potrzebujesz). Mogą one rozdawać ulotki czy katalogi, zapraszać gości targowych na Twoje stanowisko, prezentować produkty, a nawet prowadzić różnego rodzaju aktywności dla odwiedzających. O ich zatrudnieniu warto pomyśleć nawet kilka tygodni przed eventem, żeby mieć wybór, czas na ewentualne szkolenia, ale też korzystniejsze ceny niż tuż przed targami.

Montaż i wyposażenie stoiska

Przed samymi targami przychodzi czas na montaż stoiska. Masz do wyboru dwie opcje — zlecenie montażu komuś z zewnątrz lub przeprowadzenie go samodzielnie.

Tu znów świetnie widoczne są zalety naszego systemu Modularico. Stoiska targowe oparte na elementach modułowych — np. tkaninach napinanych (jak w systemach M100LED i M50) lub panelach magnetycznych (jak w Q50) są niezwykle proste do złożenia. Można to zrobić w dwie osoby, bez użycia skomplikowanych narzędzi i bez specjalistycznych umiejętności.

Montaż naszych stoisk przeprowadzisz więc samodzielnie, nawet jeśli to Twój pierwszy raz na targach. Modularico jest bowiem bardzo intuicyjny. Składa się ze skręcanych śrubami ram aluminiowych, na które napina się tkaniny lub przyczepia magnetyczne panele z grafikami. Montaż stoiska jest szybki i łatwy, a także tani, ponieważ nie trzeba zatrudniać do tego ekspertów. 

W razie jakichkolwiek problemów możesz wspomóc się naszymi filmami instruktażowymi. Do Twojej dyspozycji są też nasi doradcy na infolinii. Jeśli sobie tego życzysz, możemy też zmontować dla Ciebie stoisko. Jednak o takiej potrzebie musisz nas poinformować już na etapie składania zamówienia.

Gotowe stanowisko wystarczy już tylko wypełnić Twoimi produktami, materiałami marketingowymi itp. Natomiast po targach bez trudu je złożysz i spakujesz w skrzynie, aby czekało na kolejne wydarzenie.

Pierwszy raz na targach — nasza checklista

Twój pierwszy raz na targach nie musi być stresujący. Powyższy artykuł krok za krokiem przedstawia kolejne etapy przygotowań i najważniejsze elementy, o które musisz zadbać. Poniżej znajdziesz jeszcze wypunktowaną checklistę, dzięki której nie zapomnisz o niczym istotnym. 

A zatem, przygotowując się pierwszy raz na targi, powinieneś:

1. Zamówić miejsce na stoisko targowe o odpowiadających Ci parametrach (wielkości, układzie i położeniu).
2. Zlecić projekt przestrzenny stoiska oparty o parametry zamówionego miejsca, specyfikę działalności i cele Twojej obecności na targach.
3. Ocenić projekty przedstawione w formie renderów 3D i zaakceptować układ, który Ci odpowiada.
4. Przygotować lub zlecić przygotowanie grafik na stoisko.
5. Poczekać do 3 tygodni na wykonanie stoiska.
6. W tym czasie powinieneś zadbać o materiały (katalogi, ulotki itp., które mają się znaleźć na stoisku) i zespół (noclegi, wyżywienie, organizację pracy itd.).
7. Zaplanuj też, jak zapewnić komfort i miły czas dla odwiedzających. Możesz zaopatrzyć się np. w ekspres do kawy, dystrybutor wody, firmowe cukierki, gadżety i upominki.
8. Odpowiednio wcześnie zabukuj też hostessy, o ile ich potrzebujesz. Tuż przed targami może być problem z ich dostępnością (a z pewnością będą wyższe ceny).
9. Zajmij się montażem — bez problemu zrobisz to własnym sumptem, nawet w dwie osoby.
10. Podbij serca targowych gości idealnie przygotowanym stoiskiem, materiałami i obsługą!